Jak rozliczyć fakturę w PLN przy zapłacie w euro?

Rozliczanie faktury wystawionej w polskich złotych, gdy zapłata następuje w euro, może wydawać się z pozoru skomplikowane. Wymaga to bowiem odpowiedniego podejścia księgowego oraz znajomości nie tylko przepisów podatkowych, ale również zasad funkcjonowania systemów finansowo-księgowych. Sprawdźmy, jak w praktyce wygląda cały proces.

Jak rozliczyć fakturę w PLN przy płatności w euro?

Przede wszystkim należy odróżnić dwie kwestie – walutę wystawionej faktury oraz walutę, w której następuje zapłata. Faktura wystawiona w PLN oznacza, że przychód lub koszt został wyrażony w walucie krajowej, niezależnie od tego, jaką walutą posłuży się kontrahent podczas regulowania należności. Takie podejście ma istotne konsekwencje podatkowe.

W przypadku faktury w PLN opłaconej w euro, nie powstają różnice kursowe transakcyjne. Wynika to z faktu, że przychód został wyrażony w złotówkach, a zgodnie z przepisami zarówno przychód, jak i zapłata muszą być wyrażone w walucie obcej, aby mogły wystąpić różnice kursowe transakcyjne (art. 15a ust. 2 i 3 updop oraz art. 24c ust. 2 i 3 updof).

Co z różnicami kursowymi na rachunku walutowym?

Choć nie powstaną różnice kursowe transakcyjne, to mogą pojawić się różnice kursowe wynikające z ruchów środków pieniężnych na rachunku walutowym. Jeśli płatność w euro trafi na konto walutowe, a kurs euro w momencie wpływu środków różni się od kursu z chwili ich późniejszego wypływu, to powstaną różnice kursowe od środków własnych.

Różnice kursowe od środków własnych powstają w momencie wypływu waluty z rachunku walutowego, gdy kurs w dniu otrzymania i kurs w dniu wypłaty są różne.

Jak wygląda rozliczenie w systemie finansowo-księgowym?

Rozliczenie faktury w PLN przy zapłacie w euro można przeprowadzić np. w systemie Comarch ERP Optima. Program ten umożliwia powiązanie dokumentów wystawionych w różnych walutach, pod warunkiem spełnienia kilku zasad.

Warunki rozliczenia w Comarch ERP Optima

Aby możliwe było rozliczenie faktury w PLN z płatnością w euro, należy ustawić odpowiednią walutę rozliczenia. W Comarch ERP Optima można to zrobić tylko wtedy, gdy dokument źródłowy (np. faktura) wystawiony jest w PLN. W takim przypadku można:

• zmienić walutę rozliczenia na EUR w zapisach kasowych/bankowych,
• lub ustawić walutę rozliczenia w preliminarzu płatności kontrahenta.

Podczas rozliczania otrzymanej zapłaty w euro, należy przypisać ją do faktury w PLN poprzez zakładkę „Rozliczenia” lub z poziomu preliminarza płatności. System umożliwia ręczne przyporządkowanie płatności do konkretnej faktury.

Przykład operacyjny

Załóżmy, że kontrahent FAMAX otrzymał fakturę na kwotę 500 EUR, jednak została ona wystawiona w PLN (czyli np. 2000 zł po kursie 4,00). 11 maja kontrahent dokonuje zapłaty – przelewa 2000 zł. W rejestrze bankowym w systemie wprowadzamy ten zapis, a w zakładce „Rozliczenia” ustawiamy walutę rozliczenia na EUR i przypisujemy wcześniej wystawioną fakturę.

Po zatwierdzeniu rozliczenia:

• faktura otrzymuje status „rozliczona”,
• zapis bankowy zostaje powiązany z fakturą,
• zdarzenie w preliminarzu płatności zostaje zamknięte.

Czy powstaną różnice kursowe w księgach rachunkowych?

To zależy od natury transakcji. Jeśli faktura została wystawiona w PLN, a zapłata nastąpiła w walucie obcej, to nie powstaną podatkowe różnice kursowe transakcyjne. Wynika to wprost z interpretacji organów podatkowych oraz przepisów updop i updof.

Jednakże może pojawić się różnica kursowa związana z przeliczeniem środków pieniężnych, jeśli zapłata w euro została przelana na konto walutowe. Wówczas różnice te nie mają wpływu na przychody i koszty z działalności operacyjnej, ale wpływają na wynik finansowy poprzez kategorię pozostałych przychodów lub kosztów.

Dowód księgowy dla różnic kursowych

W przypadku powstania różnic kursowych, są one dokumentowane za pomocą dowodu wewnętrznego i ujmowane w kolumnach 8 lub 13 KPiR:

• dodatnia różnica kursowa – kolumna 8 „pozostałe przychody”,
• ujemna różnica kursowa – kolumna 13 „pozostałe wydatki”.

Warto zaznaczyć, że różnice te nie wpływają na wartość przychodu z faktury – są ujmowane odrębnie i nie korygują przychodu handlowego.

Jakie kursy walut stosować przy przeliczeniach?

Do przeliczeń stosuje się kursy średnie NBP z dnia roboczego poprzedzającego datę operacji, chyba że znany jest faktycznie zastosowany kurs bankowy. W praktyce:

• kurs z dnia poprzedzającego wystawienie faktury – dla przeliczenia wartości faktury,
• kurs z dnia poprzedzającego wpływ lub wypływ środków – dla przeliczenia płatności,
• faktyczny kurs zastosowany przez bank – jeśli dostępny i możliwy do zidentyfikowania.

Jak wygląda sytuacja z perspektywy podatkowej?

Zgodnie z interpretacjami podatkowymi, jeśli faktura została wystawiona w złotówkach, a zapłata nastąpiła w euro, to transakcja nie generuje różnic kursowych w rozumieniu updop czy updof. Spełnione muszą być bowiem jednocześnie dwie przesłanki:

1. faktura (przychód lub koszt) musi być wyrażona w walucie obcej,
2. zapłata lub należność musi być również dokonana w walucie obcej.

W przeciwnym razie, różnice kursowe nie powstają na poziomie transakcyjnym. Powstają natomiast różnice na poziomie rachunku bankowego – gdy kurs wpływu i kurs wypływu waluty z rachunku walutowego są inne.

Czy można rozliczyć fakturę w PLN z zapłatą w innej walucie niż euro?

W systemie Comarch ERP Optima możliwe jest rozliczanie dokumentów w różnych walutach, ale z istotnym ograniczeniem. Nie można bezpośrednio rozliczyć dokumentów wystawionych w różnych walutach obcych – np. faktury w USD z zapłatą w EUR. W takich przypadkach konieczne jest zastosowanie dokumentów pośrednich lub rozliczeń wewnętrznych.

Seryjna zmiana waluty rozliczenia

Program Comarch ERP Optima umożliwia także seryjną zmianę waluty rozliczenia z poziomu preliminarza płatności. Funkcja ta przydaje się np. przy rozliczaniu wypłat pracowników w walutach obcych lub przy masowym przypisywaniu płatności w jednej walucie do dokumentów w PLN.

Aby z niej skorzystać, należy określić:

• walutę rozliczenia z listy,
• typ kursu,
• datę kursu (domyślnie ustawianą jako bieżąca),
• przelicznik waluty.

Na co zwrócić uwagę przy rozliczaniu faktur w systemie?

Kluczowym elementem jest zachowanie spójności waluty rozliczenia – zarówno po stronie faktury, jak i po stronie płatności. W praktyce oznacza to, że jeśli faktura wystawiona jest w PLN, to rozliczenie również musi być dokonane z ustawioną walutą rozliczenia na PLN, nawet jeśli środki wpłyną w euro.

System księgowy nie rozpozna poprawnie rozliczenia, jeśli waluty dokumentów i płatności nie będą zgodne pod względem waluty rozliczenia.

Warto również pamiętać o dokumentowaniu różnic kursowych dowodami wewnętrznymi oraz o ich poprawnym ujmowaniu w KPiR. Tylko wtedy rozliczenie będzie zgodne z przepisami podatkowymi i nie wzbudzi wątpliwości podczas kontroli skarbowej.

Co warto zapamietać?:

• Faktura w PLN opłacona w euro nie generuje różnic kursowych transakcyjnych, ponieważ przychód i zapłata muszą być wyrażone w walucie obcej.
• Różnice kursowe mogą wystąpić przy ruchach środków na rachunku walutowym, jeśli kurs euro różni się przy wpływie i wypływie środków.
• W systemie Comarch ERP Optima można rozliczać faktury w PLN z płatnością w euro, zmieniając walutę rozliczenia w zapisach kasowych/bankowych.
• Różnice kursowe dokumentuje się dowodami wewnętrznymi, a ich wpływ na KPiR jest odzwierciedlany w kolumnach 8 (pozostałe przychody) i 13 (pozostałe wydatki).
• Przy przeliczeniach należy stosować kursy średnie NBP z dnia roboczego poprzedzającego datę operacji, z uwzględnieniem faktycznego kursu bankowego, jeśli jest dostępny.