Ile wynosi kilometrówka? Zasady rozliczania kosztów podróży
Aktualne stawki kilometrówki obowiązują od 17 stycznia 2023 r. i wynoszą 0,89 zł za 1 km dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm³ oraz 1,15 zł za 1 km dla auta powyżej 900 cm³. Motocykl rozlicza się według stawki 0,69 zł/km, a motoroweru – 0,42 zł/km. Kilometrówka to zwrot kosztów używania prywatnego pojazdu do celów służbowych, obliczany na podstawie przejechanego dystansu i właściwej stawki.
Stawki kilometrówki za 1 km
Stawki wynikają z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 22 grudnia 2022 r. zmieniającego zasady zwrotu kosztów używania prywatnych pojazdów do celów służbowych. Rozporządzenie zostało opublikowane w Dz.U. 2023 poz. 5. Są to maksymalne stawki stosowane przy rozliczeniu pracownika z pracodawcą.
| Rodzaj pojazdu | Stawka za 1 km |
|---|---|
| Samochód osobowy o pojemności silnika do 900 cm³ | 0,89 zł |
| Samochód osobowy o pojemności silnika powyżej 900 cm³ | 1,15 zł |
| Motocykl | 0,69 zł |
| Motorower | 0,42 zł |
Stawka nie zależy od ceny paliwa ani rzeczywistych kosztów utrzymania pojazdu. Jedna kwota za kilometr obejmuje całe typowe użytkowanie auta, a nie tylko tankowanie.
Co obejmuje kilometrówka i jakie są limity?
Kilometrówka ma charakter ryczałtowy. W ramach stawki mieszczą się koszty związane z eksploatacją prywatnego pojazdu, w szczególności:
- Paliwo, oleje i inne płyny eksploatacyjne.
- Zużycie opon oraz wymiana ogumienia.
- Przeglądy, serwis i drobne naprawy.
- Amortyzacja pojazdu i ubezpieczenie.
- Opłaty parkingowe oraz drogowe związane z przejazdem służbowym, jeśli zasady rozliczeń w firmie nie przewidują ich odrębnego zwrotu.
Nie rozlicza się osobno kosztu paliwa na podstawie paragonu, rat leasingowych, kredytu na zakup samochodu ani wydatków prywatnych. Kilometrówka nie pokrywa też mandatów i kar drogowych.
Limity 300, 500 i 700 km miesięcznie dotyczą jazd lokalnych rozliczanych ryczałtem. Ich wysokość zależy od liczby mieszkańców gminy:
| Wielkość gminy | Miesięczny limit kilometrów |
|---|---|
| Do 100 000 mieszkańców | 300 km |
| Od 100 000 do 500 000 mieszkańców | 500 km |
| Powyżej 500 000 mieszkańców | 700 km |
| Służba leśna | Do 1500 km |
| Służby ratownicze oraz działania związane z klęskami żywiołowymi | Do 3000 km |
W przypadku podróży służbowej poza miejscowość, w której znajduje się miejsce pracy, zwrot zwykle obejmuje faktycznie przejechane kilometry wykazane w ewidencji. Limity jazd lokalnych nie mają wtedy zastosowania. Ryczałt lokalny jest natomiast stałą kwotą obliczaną jako limit kilometrów pomnożony przez stawkę, a nieobecność pracownika może powodować jego proporcjonalne zmniejszenie.
Jak obliczyć zwrot kosztów?
Podstawowy wzór jest prosty:
kwota zwrotu = liczba przejechanych kilometrów × stawka za 1 km
Rozliczenie możesz przeprowadzić w następujących krokach:
- Zsumuj kilometry przejechane w celach służbowych w danym okresie.
- Ustal kategorię pojazdu oraz właściwą stawkę, a w przypadku samochodu osobowego sprawdź pojemność silnika.
- Pomnóż liczbę kilometrów przez stawkę za 1 km.
- Zweryfikuj, czy przejazdy lokalne mieszczą się w miesięcznym limicie.
- Przekaż ewidencję pracodawcy do zatwierdzenia i wypłaty zwrotu.
Przykład: 450 km przejechanych samochodem o pojemności silnika do 900 cm³ daje 450 × 0,89 zł, czyli 400,50 zł. Dla auta powyżej 900 cm³ i dystansu 600 km zwrot wyniesie 600 × 1,15 zł, czyli 690 zł.
Ewidencja przebiegu pojazdu
Ewidencja Przebiegu Pojazdu jest podstawą rozliczenia faktycznych przejazdów prywatnym autem, motocyklem lub motorowerem. Powinna być prowadzona rzetelnie i na bieżąco. W dokumencie należy uwzględnić:
- Imię, nazwisko i adres użytkownika pojazdu.
- Numer rejestracyjny oraz pojemność silnika.
- Kolejny numer wpisu i datę wyjazdu.
- Trasę przejazdu, czyli miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży.
- Cel wyjazdu oraz liczbę faktycznie przejechanych kilometrów.
- Stawkę za 1 km i kwotę wynikającą z jej pomnożenia przez przebieg.
- Podpis pracownika oraz potwierdzenie pracodawcy lub osoby upoważnionej.
Warto wskazać także okres rozliczeniowy, stan licznika na początku i końcu okresu oraz dane pracodawcy. Ewidencja może mieć formę papierową lub elektroniczną, jeśli zapewnia kompletność i możliwość weryfikacji wpisów.
Skutki podatkowe i samochody elektryczne
Wypłata według ustawowej stawki i w granicach właściwego limitu jest co do zasady neutralna podatkowo dla pracownika. Pracodawca może ustalić wyższą stawkę, ale nadwyżka ponad limit może stać się przychodem pracownika podlegającym opodatkowaniu i oskładkowaniu. Dla pracodawcy kosztem podatkowym jest część mieszcząca się w limitach wynikających z przepisów.
Obecne stawki opierają się na rodzaju pojazdu i pojemności silnika spalinowego. Dla samochodów elektrycznych, hybrydowych i wodorowych nie ma w tym rozporządzeniu odrębnych, jednoznacznych stawek opartych na napędzie lub mocy. Nie należy więc samodzielnie przyjmować nowej stawki bez sprawdzenia podstawy prawnej albo uzyskania interpretacji dotyczącej konkretnego rozliczenia.
Najważniejsze działanie pozostaje niezmienne: pomnóż udokumentowany przebieg przez właściwą stawkę i sprawdź, czy zastosowanie mają limity jazd lokalnych. Stawki 0,89 zł, 1,15 zł, 0,69 zł i 0,42 zł obowiązują od 17 stycznia 2023 r.
