Kto płaci za odzież roboczą – obowiązki pracodawcy i pracownika

Za odzież roboczą i ochronną płaci pracodawca. Dotyczy to zakupu, utrzymania, prania, konserwacji, naprawy oraz wymiany wyposażenia wymaganego na danym stanowisku. Pracownik nie powinien finansować odzieży niezbędnej do wykonywania pracy.

Odzież robocza a ochronna – jaka jest różnica?

Te pojęcia nie oznaczają tego samego. Odzież robocza chroni przede wszystkim prywatne ubranie pracownika przed zabrudzeniem, zużyciem lub zniszczeniem. Może to być fartuch, kombinezon, bluza, spodnie albo odzież używana w magazynie, warsztacie czy gastronomii.

Odzież ochronna jest natomiast środkiem ochrony indywidualnej, czyli ŚOI. Zabezpiecza pracownika przed konkretnym zagrożeniem, takim jak substancje chemiczne, wysoka temperatura, przecięcie, promieniowanie, brak widoczności albo upadek z wysokości. Tego rodzaju wyposażenie musi być dobrane do oceny ryzyka zawodowego i spełniać wymagania dotyczące oceny zgodności, w tym mieć odpowiednie oznakowanie CE.

W obu przypadkach wyposażenie powinno być dla pracownika nieodpłatne. Podstawę prawną stanowią między innymi art. 237⁶ i art. 237⁷ Kodeksu pracy.

Kiedy pracodawca musi zapewnić odzież?

Zgodnie z art. 237⁷ Kodeksu pracy pracodawca dostarcza odzież i obuwie robocze nieodpłatnie, gdy wynika to z warunków wykonywania pracy. Obowiązek powstaje w szczególności w następujących sytuacjach:

• Odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu albo znacznemu zabrudzeniu.
• Wymagają tego względy technologiczne związane z organizacją lub przebiegiem pracy.
• Odzież jest potrzebna ze względów sanitarnych, na przykład w zakładzie spożywczym.
• Wymagają tego zasady bezpieczeństwa i higieny pracy albo ocena ryzyka zawodowego.

Rodzaje wyposażenia oraz przewidywane okresy jego użytkowania pracodawca powinien określić w wewnętrznych zasadach, zwykle w tabeli norm przydziału. Jeżeli odzież zużyje się, uszkodzi lub utraci właściwości użytkowe wcześniej niż zakładano, nie oznacza to, że pracownik ma nadal korzystać z niesprawnego wyposażenia. Pracodawca powinien je naprawić albo wymienić.

Czy pracownik może używać własnej odzieży?

Tak, ale dotyczy to wyłącznie odzieży roboczej i tylko w warunkach określonych w przepisach. Pracodawca powinien dopuścić taką możliwość dla wskazanych stanowisk, a pracownik musi wyrazić zgodę. Odzież własna musi też spełniać wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracownikowi korzystającemu z własnej odzieży roboczej przysługuje ekwiwalent pieniężny. Jego wysokość powinna odpowiadać kosztom używania odzieży, a nie być przypadkową lub symboliczną kwotą. Nie ma jednej ustawowej stawki dla wszystkich stanowisk.

Własna odzież nie może zastąpić wyposażenia tam, gdzie występują szczególne zagrożenia. Dotyczy to między innymi prac:

• związanych z bezpośrednią obsługą maszyn lub innych urządzeń technicznych,
• powodujących intensywne zabrudzenie albo skażenie odzieży,
• z użyciem substancji chemicznych lub promieniotwórczych,
• z materiałami biologicznie zakaźnymi lub innymi czynnikami wymagającymi specjalistycznej ochrony.

W przypadku ŚOI zasada jest jeszcze bardziej jednoznaczna. Pracodawca musi dostarczyć właściwy środek ochrony indywidualnej, a wypłata pieniędzy nie zwalnia go z tego obowiązku.

Kto płaci za pranie i konserwację?

Koszt prania i konserwacji odzieży roboczej również ponosi pracodawca. Zgodnie z art. 237⁹ Kodeksu pracy powinien on zorganizować pranie, konserwację, naprawę i w razie potrzeby odkażanie odzieży.

Może prowadzić pranie we własnym zakresie albo zlecić je pralni. Jeżeli charakter odzieży pozwala na pranie w domu i pracownik wykonuje tę czynność samodzielnie, pracodawca wypłaca ekwiwalent uwzględniający rzeczywiste koszty. Przy jego ustalaniu znaczenie mogą mieć między innymi:

• częstotliwość prania i liczba używanych kompletów,
• ilość wody, energii i środków piorących,
• rodzaj tkaniny oraz sposób konserwacji,
• konieczność suszenia, naprawy lub dodatkowego czyszczenia.

Nie każdą odzież można jednak prać w domu. Jeżeli miała kontakt z substancjami chemicznymi, promieniotwórczymi albo materiałem biologicznie zakaźnym, potrzebna może być specjalistyczna procedura. W takim przypadku pracodawca powinien zapewnić odpowiednie przechowywanie, odkażanie i czyszczenie wyposażenia.

Najczęstsze pytania

• Czy pracodawca może potrącić koszt odzieży z pensji? – Co do zasady nie. Jeżeli odzież lub ŚOI są wymagane do pracy, pracodawca powinien zapewnić je nieodpłatnie i nie przerzucać kosztu zakupu na pracownika.
• Co jeśli odzież robocza się zniszczy? – Pracownik powinien zgłosić uszkodzenie. Pracodawca ocenia stan wyposażenia i w razie potrzeby zapewnia naprawę albo wymianę. Pracownik ma obowiązek używać odzieży zgodnie z przeznaczeniem i instrukcjami.
• Czy pracownik może odmówić pracy bez wymaganej odzieży? – Nie powinien wykonywać pracy w warunkach, w których brak wymaganego wyposażenia stwarza zagrożenie. Sposób postępowania zależy jednak od okoliczności, dlatego problem należy niezwłocznie zgłosić przełożonemu i udokumentować.
• Czy ekwiwalent za pranie ma stałą wysokość? – Nie. Przepisy nie ustanawiają jednej stawki. Ekwiwalent powinien odpowiadać rzeczywistym kosztom ponoszonym przez pracownika.
• Gdzie zgłosić problem z zapewnieniem odzieży? – Najpierw warto zwrócić się do pracodawcy lub osoby odpowiedzialnej za BHP. W razie braku reakcji można skorzystać z pomocy Państwowej Inspekcji Pracy albo z porady prawnika.

Najważniejsza zasada jest prosta: jeżeli odzież robocza lub ochronna jest wymagana do wykonywania pracy, jej zakup i utrzymanie finansuje pracodawca. Wyjątkiem jest zgoda na używanie własnej odzieży roboczej, za którą należy się ekwiwalent. Nie dotyczy to środków ochrony indywidualnej.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie. W przypadku sporu dotyczącego wyposażenia, ekwiwalentu lub odpowiedzialności pracodawcy warto skonsultować sytuację z Państwową Inspekcją Pracy albo prawnikiem.