Środki trwałe w firmie – jak rozliczać je w kosztach?
Środki trwałe w firmie wymagają właściwej ewidencji i rozliczania kosztów w czasie. Sprawdź, kiedy składnik majątku trafia do ewidencji, jak działa amortyzacja oraz jakie wydatki można ująć bezpośrednio w kosztach.
Czym są środki trwałe?
Środki trwałe to składniki majątku wykorzystywane w działalności gospodarczej przez dłuższy czas. Mogą to być między innymi maszyny, samochody, urządzenia, lokale, budynki oraz wyposażenie techniczne.
Sam zakup przedmiotu nie zawsze oznacza natychmiastowe powstanie kosztu podatkowego. Znaczenie ma przewidywany okres użytkowania, kompletność składnika oraz jego przeznaczenie w firmie. Przedmiot powinien być zdatny do używania i wykorzystywany na potrzeby działalności albo oddany innej firmie do używania na podstawie umowy.
Do ewidencji środków trwałych najczęściej trafiają składniki, które:
- są własnością lub współwłasnością przedsiębiorcy,
- pozostają kompletne i gotowe do pracy,
- będą używane przez okres dłuższy niż jeden sezon działalności,
- służą osiąganiu przychodów albo zabezpieczeniu źródła przychodów.
Jak wprowadzić środek trwały do ewidencji?
Przedsiębiorca ustala wartość początkową składnika. Przy zakupie jest nią zwykle cena nabycia powiększona o wydatki związane z doprowadzeniem przedmiotu do stanu używania. Mogą to być koszty transportu, montażu, ubezpieczenia w drodze lub opłaty instalacyjne.
W przypadku środka trwałego otrzymanego w darowiźnie, wniesionego aportem albo wytworzonego we własnym zakresie sposób ustalenia wartości wygląda inaczej. Dokumentacja powinna wskazywać datę przyjęcia do używania, wartość początkową, symbol klasyfikacyjny oraz wybraną metodę amortyzacji.
Przy przyjmowaniu składnika warto przygotować:
- fakturę, umowę lub inny dowód nabycia,
- protokół przyjęcia do używania,
- opis sposobu wykorzystywania w firmie,
- dokument potwierdzający ustaloną wartość początkową.
Jak rozliczać amortyzację?
Amortyzacja pozwala stopniowo zaliczać wartość środka trwałego do kosztów uzyskania przychodów. Odpisy rozpoczyna się po przyjęciu składnika do używania, zgodnie z wybraną metodą i stawką przewidzianą dla danego rodzaju majątku.
Najczęściej stosuje się metodę liniową. Wtedy odpisy mają podobną wysokość w kolejnych okresach. Przy składnikach używanych intensywnie, poddanych szybkiemu zużyciu albo wykorzystywanych w szczególnych warunkach mogą wystąpić inne zasady.
Warto odróżnić pojęcia amortyzacja a umorzenie. Amortyzacja oznacza dokonywanie odpisów, natomiast umorzenie pokazuje łączną wartość odpisów naliczonych od danego składnika.
Kiedy wydatek można ująć bezpośrednio?
Nie każdy zakup firmowy wymaga wieloletniego rozliczania. Składniki o niewielkiej wartości mogą zostać ujęte bezpośrednio w kosztach, jeśli przedsiębiorca spełni warunki wynikające z przepisów i przyjętej polityki rachunkowości.
Bezpośredni koszt może stanowić także naprawa, konserwacja lub bieżący serwis środka trwałego. Inaczej traktuje się wydatki, które zwiększają wartość użytkową składnika. Modernizacja, rozbudowa albo przebudowa może podnieść wartość początkową i wpłynąć na późniejsze odpisy.
Przed zaksięgowaniem wydatku sprawdź jego charakter:
- zakup nowego składnika majątku,
- bieżące utrzymanie lub naprawa,
- ulepszenie zwiększające wartość użytkową,
- wydatek związany z likwidacją albo sprzedażą środka trwałego.
Jak rozliczać samochód i wyposażenie?
Samochód firmowy wymaga prowadzenia dokumentacji potwierdzającej sposób użytkowania. Znaczenie ma także to, czy pojazd służy wyłącznie działalności, czy jest używany również prywatnie. Wpływa to na zakres rozliczenia kosztów eksploatacyjnych oraz podatku od towarów i usług.
Przy wyposażeniu biura lub warsztatu trzeba ustalić, czy dany przedmiot jest samodzielnym środkiem trwałym, częścią większego zestawu, czy zwykłym materiałem. Błędna kwalifikacja może zmienić moment ujęcia wydatku i sposób prowadzenia ewidencji.
Materiał powstał przy współpracy z finansowo.priv.pl
Artykuł sponsorowany
